Henkilötietojen käsittely NNKY:ssä

Suomen NNKY-liiton jäsenrekisterin tietosuojaseloste

16.3.2023

1. Rekisterinpitäjä

Suomen NNKY-liitto ry
Pohjoinen Rautatiekatu 23 B, 00100 Helsinki
p. 050 337 8280
nnky@ywca.fi
www.ywca.fi

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Viestintä- ja järjestöasiantuntija Karoliina Henriksson
Pohjoinen Rautatiekatu 23 B, 00100 Helsinki
p. 040 709 1579
karoliina.henriksson@ywca.fi
www.ywca.fi

3. Rekisterin nimi

Suomen NNKY-liiton jäsenrekisteripalvelun tarjoaja on Tietotoimisto.fi -palvelu. Siinä käytettävät yhteydet on suojattu 256-bittisellä SSL-suojauksella, jota myös monet pankit käyttävät.

SSL-turvakäytäntö suojaa tietoliikenteen siten, ettei ulkopuolinen tarkkailija pysty yhteyttä seuraamalla näkemään tai muuttamaan luottamuksellisia tietoja.

Kaikkien käyttäjien salasanat ovat salatussa muodossa.

Palvelun tiedoista otetaan varmuuskopiot vähintään kerran vuorokaudessa, käytännössä useammin.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, oikeutettu etu huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä, vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä. NNKY-ylläpitää rekisteriä yhdistysten jäsenistä sekä Kamalat äidit ja Voimasiskot-vertaisryhmien ohjaajista.

Yhdistyslain §11.1 mukaan jäsenluetteloon on merkittävä kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Jäsenluettelossa voi olla myös tietoja jäsenyyden syntymisen ja päättymisen ajasta, jäsenmaksuvelvoitteen hoitamisesta, jäsenten kielitaidosta, ammatista ja työpaikasta, puhelinnumerosta sekä sähköpostiosoitteesta. Jäsenyys jatkuu kunnes se irtisanotaan. Irtisanottujen jäsenyyksien tiedot poistetaan jäsenrekisteristä kerran vuodessa.

Suomen NNKY-liiton ja sen yhteisöjäsenten eli NNKY:n paikallisyhdistysten välille on tehty kirjallinen sopimus jäsenrekisterin käyttämisestä. Sopimukseen on kirjattu paikallisyhdistyksen nimeämä jäsenrekisterin käyttäjä. Käyttäjien salasanat ovat suojatussa muodossa.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
Jäsenpalvelut

Jäsenetuihin kuuluu Askel-lehti kaksi kertaa vuodessa. Lehden saa jokainen jäsen, joka on ilmoittanut haluavansa vastaanottaa lehden. Jäsenrekisteristä poimitaan lehden saajien osoitetiedot ja ne lähetetään eteenpäin postitusta varten painotalolle.

Jäsenviestintä

Jäsenrekisteristä poimitaan tilaajat NNKY:n uutiskirjeen lähettämistä varten. Uutiskirjeen saa sähköpostitse jokainen jäsen, joka on jäseneksi liittymisen yhteydessä tai myöhemmin ilmoittanut haluavansa vastaanottaa kirjeen, joka ilmestyy kerran kuukaudessa.

NNKY:n uutiskirjeen voi jäseneksi liittymislomakkeen ohella tilata myös liiton kotisivuilta.

Yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen

Sähköiset ilmoittautumislistat on laadittu seuraavia tapahtumia varten, jotka vaativat ennakkoilmoittautumista:

• NNKY:n työntekijäpäivä
• NNKY:n järjestöpäivät
• Liiton kokous
• Maailman NNKY-päivän brunssi
• Naiset tunturissa -viikko
• Tunturikeimiön varauslistat (toimintakeskuksen hoitajalta tarvittaessa tarkemmat tiedot)
• Kehittäjäryhmien ja liiton toimintamuotojen tapaamiset
• Liiton hallituksen kokoukset
• Vertaistoiminnan tapahtumat
• Muut liiton järjestämät tapahtumat ja työryhmien tapaamiset

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä käsittelee Suomen NNKY-liiton keskitetyn jäsenrekisterin yhteydessä jäsenen, luottamushenkilön tai vapaaehtoisena toimivan henkilötietoja. Paikallisyhdistyksien nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä jäsenrekisterissä oman yhdistyksen jäsenten tietoja.

Jäsenluetteloon on merkitty jäsenen nimi, mahdollisesti syntymäaika tai -vuosi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, jäseneksi liittymisajankohta, valintaruudut NNKY:n uutiskirjeestä ja lehdestä. (Tummennetulla merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys jäsenyyden syntymiselle).

6. Tietolähteet

Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös NNKY:n paikallisyhdistyksiltä, julkisesti saatavilla olevista lähteistä tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot

Jäsentiedot tallennetaan Tietotoimisto.fi -palveluun (www.tietotoimisto.fi/jäsenrekisteri).

Tietoja käytetään sekä keskusjärjestön että paikallisyhdistyksen toimesta edellä kuvattuihin tarkoituksiin. Emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille.

Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA -alueen ulkopuolelle.

8. Tietojen suojaus ja säilytysajat

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu lukituissa tiloissa.

Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

NNKY:n 22:sta paikallisyhdistyksestä 19 vastaa oman yhdistyksensä jäsenrekisterin henkilötietojen käsittelemisestä, ja kolmen paikallisyhdistyksen henkilötietojen käsittelemisestä vastaa Suomen NNKY-liitto, viestinä- ja järjestöasiantuntija Karoliina Henriksson. Yhdistyskohtaiset käyttöoikeudet löytyvät jäsenrekisteristä.

Henkilötietojen säilyttäminen perustuu liiton kokouksen ajankohdan perusteella. Liiton kokous pidetään kerran vuodessa marraskuun loppuun mennessä (liiton säännöt kohta 6), jolloin edellisen vuoden toiminta- ja talouskertomukset virallisesti hyväksytään.

Suomen NNKY-liitto säilyttää henkilötietoja seuraavasti:

Jäsenrekisterissä tietoja säilytetään ainoastaan tilastointia ja raportointia varten korkeintaan kaksi vuotta siitä, kun jäsen on ilmoittanut eroavansa jäsenyydestä.

NNKY:n uutiskirjeen ja Askel-lehden tilaajarekisteristä sekä vertaistoiminnan postituslistalta tiedot poistetaan, kun pyyntö niiden poistamisesta on tullut.

Sähköisten ilmoittautumislistojen tiedot säilytetään tilastointia ja raportointia varten seuraavan vuoden loppuun saakka.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

10. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.