Jyväskylän NNKY ry:n tietosuojaseloste
Rekistereiden pitäjä
Jyväskylän Nuorten Naisten Kristillinen Yhdistys ry
y-tunnus: 0194702-8
Puistotori 4, 40100 Jyväskylä
+358 (0)40 740 4472
toimisto@jklnnky.fi
https://ywca.fi/paikallisyhdistykset/jyvaskylan-nnky/
https://jklnnky.fi
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Toiminnanjohtaja Tanja Nieminen
+358 (0)40 740 4472
tanja.nieminen@jklnnky.fi
- HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY JYVÄSKYLÄN NNKY:SSÄ
NNKY:n toimintaan osallistuminen ja NNKY:n jäsenyys edellyttävät henkilötietojen käsittelyä. Tietosuoja-asetuksen (GDPR, General Data Protection Regulation) tarkoituksena on parantaa henkilötietojen turvallista käsittelyä siten, ettei yksityisyyden suojaa vaaranneta. Yhteisillä tietojärjestelmillä kuten NNKY:n jäsenrekisterillä sekä huolellisella henkilötietojen käsittelyllä varmistamme sen, että NNKY:ssä henkilötietoja säilytetään turvallisesti ja käytetään vastuullisesti.
Henkilötietojen käyttö
Jyväskylän NNKY käyttää keräämiään henkilötietoja yhdistyksen toiminnan järjestämiseen ja siihen liittyvään tiedotukseen. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, oikeutettu etu huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä, vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä sekä asiakkaiden palvelusta ja viestinnästä. Yhdistys noudattaa yleisesti hyväksyttyjä tietoturvakäytäntöjä suojellakseen henkilötietoja. Vain nimetyille henkilöille annetaan pääsy henkilökohtaisesti tunnistettaviin tietoihin ja he ovat sitoutuneet ylläpitämään näiden tietojen luottamuksellisuutta. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman suostumusta. Tilastointia ja raportointia varten kerätään yleisiä tietoja (esim. osallistujamäärät), joita ei voida yhdistää yksittäisiin henkilöihin.
Henkilötiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Tarvittaessa tietoja voidaan täydentää julkisista rekistereistä, kuten Fonectan haun kautta saaduilla yhteystiedoilla. - HENKILÖREKISTERIT
2.1. JÄSENREKISTERI
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa.
Yhdistyslain 11.1 § mukaan jäsenluetteloon on merkittävä kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Jäsenluettelossa voi olla myös tietoja jäsenyyden syntymisen ja päättymisen ajasta, jäsenmaksuvelvoitteen hoitamisesta, jäsenten ammatista ja työpaikasta sekä sähköpostiosoitteesta.
Jyväskylän NNKY käyttää Suomen NNKY-liiton jäsenrekisteripalvelua, jonka käyttämisestä on tehty kirjallinen sopimus. Sopimukseen on kirjattu paikallisyhdistyksen nimeämät jäsenrekisterin käyttäjät. Käyttäjien salasanat ovat suojatussa muodossa.
Suomen NNKY-liiton jäsenrekisteripalvelun tarjoaja on Tietotoimisto.fi -palvelu. Siinä käytettävät yhteydet on suojattu 256-bittisellä SSL-suojauksella, jota myös monet pankit käyttävät. SSL-turvakäytäntö suojaa tietoliikenteen siten, ettei ulkopuolinen tarkkailija pysty yhteyttä seuraamalla näkemään tai muuttamaan luottamuksellisia tietoja. Kaikkien käyttäjien salasanat ovat salatussa muodossa.
Jäsenluetteloon on merkitty jäsenen nimi, mahdollisesti syntymäaika/vuosi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, jäseneksi liittymisajankohta, valintaruudut NNKY:n uutiskirjeestä ja Näkyvä Nainen -lehdestä. (Tummennetulla merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys jäsenyyden syntymiselle).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Jäsenille suunnattu viestintä mm. jäsenkirjeet ja sähköpostiviestit sekä jäsenetujen ja -palvelujen tarjoaminen.
Jyväskylän NNKY:n jäsenrekisterin käyttäjät: Toiminnanjohtaja ja puheenjohtaja.
Suomen NNKY-liitto, ks. tietosuojaseloste: https://ywca.fi/624-henkilotietojen-kasittely-suomen-nnky-liitossa
Jäsenpalvelut: mm. Näkyvä Nainen -jäsenlehti, jos jäsen on ilmoittanut haluavansa vastaanottaa lehden; Jäsenviestintä: NNKY-liiton uutiskirjeet, jos on ilmoittanut haluavansa vastaanottaa uutiskirjeet; Yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen: sähköiset ilmoittautumislistat kokouksiin, tilaisuuksiin, tapahtumiin ja koulutuksiin.
Suomen NNKY-liitto säilyttää henkilötietoja seuraavasti:
Jäsenrekisterissä tietoja säilytetään ainoastaan tilastointia ja raportointia varten korkeintaan kaksi vuotta siitä, kun jäsen on ilmoittanut eroavansa jäsenyydestä.
Näkyvä Nainen -lehtirekisteristä tiedot poistetaan, kun pyyntö niiden poistamisesta on tullut. Lehtien kimppulähetyksen henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö tilaa lehtikimppuja. Tiedot poistetaan, kun pyyntö niiden poistamisesta on tullut.
NNKY:n uutiskirjeen tilaajarekisteristä tiedot poistetaan, kun pyyntö niiden poistamisesta on tullut.
Sähköisten ilmoittautumislistojen tiedot säilytetään tilastointia ja raportointia varten seuraavan vuoden loppuun saakka.
2.2. ILMOITTAUTUMISLISTAT
Henkilötietojen käsittelijät: Toiminnanjohtaja, puheenjohtaja, ryhmänohjaajat
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: tilaisuuksien ja tapahtumien, leirien ja koulutuksien sekä ryhmätoiminnan järjestäminen, laskutus
Kerättävät tiedot: nimi, yhteystiedot, mahdolliset ruoka-ainerajoitukset
Henkilötietojen säilytys: Salasanalla suojattu pilvipalvelin tai paperiversiot lukituissa tiloissa. Tiedot säilytetään tilastointia ja raportointia varten ko. toimintaa seuraavan vuoden loppuun saakka.
2.3.JÄSENTEN UUTISKIRJE
Henkilötietojen käsittelijä: Toiminnanjohtaja
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: tiedotus
Kerättävät tiedot: nimi, yhteystiedot
Henkilötietojen säilytys: Jäsenten yhteystiedot ovat toimisto@jklnnky.fi osoitteella käytettävän sähköpostiohjelman ja toimiston puhelinliittymän yhteiskäytössä olevassa yhteystietoluettelossa. Tiedot poistetaan pyydettäessä ja jäsenen erotessa yhdistyksestä.
2.4. VAPAAEHTOISREKISTERI
Henkilötietojen käsittelijä: Toiminnanjohtaja, johtoryhmän jäsenet
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: tiedotus, toiminnan koordinointi, koulutus ja virkistys
Kerättävät tiedot: nimi ja yhteystiedot
Henkilötietojen säilytys: Salasanalla suojattu pilvipalvelin. Tiedot säilytetään tilastointia ja raportointia varten vapaaehtoistyöstä pois jäämistä seuraavan vuoden loppuun saakka.
Lisäksi käytämme vapaaehtoisten rekrytointiin vapaaehtoistyo.fi-palvelua. Palvelun tietosuojaseloste: https://vapaaehtoistyo.fi/fi/data-statement
2.4. TYÖNTEKIJÄREKISTERI
Henkilötietojen käsittelijä: Toiminnanjohtaja sekä Accounteria Oy
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: työsuhteen ylläpitoon ja palkanlaskuun liittyvä toiminta.
Kerättävät tiedot: nimi, hetu, yhteystiedot, pankkiyhteys ym työsopimuksen vaatimat tiedot.
Henkilötietojen säilytys: Salasanalla suojattu pilvipalvelin, paperikopiot lukitussa kaapissa, tilitoimiston rekisterit
2.5. HENKILÖREKISTERIT TOIMINTAMUODOITTAIN
Henkilötietojen säilytys Tiedot säilytetään salasanalla suojatulla pilvipalvelimella ja tarvittavat paperiversiot lukituissa tiloissa. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa.
Tiedot säilytetään tilastointia ja raportointia varten asiakkuuden tai toiminnan päättymistä seuraavan vuoden loppuun saakka.
Tietoja hallinnoivat ja käyttävät nimetyt henkilöt.
Toimintamuodoissa kerättäviä yhteystietoja käytetään myös tiedotusta ja viestintää varten. Asiakkuuden päätyttyä yhteystiedot poistetaan postituslistalta.
2.5.1. KAMALAT ÄIDIT
Henkilötietojen käsittelijät: Kamalat äidit -ohjaajat
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: vertaistoiminnan järjestäminen ja tiedotus
Kerättävät tiedot: nimi ja yhteystiedot, ruoka-aineallergiat tai muuta vastaavat toimintaan osallistumiseen vaikuttavat seikat
2.5.2. VOIMASISKOT
Henkilötietojen käsittelijä: Toiminnanjohtaja, ryhmän ohjaaja
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: vertaistoiminnan järjestäminen ja tiedotus
Kerättävät tiedot: nimi ja yhteystiedot, ruoka-aineallergiat tai muuta vastaavat toimintaan osallistumiseen vaikuttavat seikat
2.5.3. LEIDIEN LEFFATREFFIT
Henkilötietojen käsittelijät: Toiminnanjohtaja, ryhmän ohjaaja Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: tiedotus, tilastointi
Kerättävät tiedot: nimi ja puhelinnumero, ryhmätoimintaan osallistuminen
Tiedot poistetaan pyydettäessä postituslistalta viipymättä.
2.5.4. EXODUS-RAAMATTUPIIRI
Henkilötietojen käsittelijät: Toiminnanjohtaja, ryhmän ohjaajat
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: tiedotus, tilastointi
Kerättävät tiedot: nimi ja yhteystiedot, ryhmätoimintaan osallistuminen
2.5.5. OMPELUSEURA
Henkilötietojen käsittelijä: Toiminnanjohtaja
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: tiedotus, tilastointi
Kerättävät tiedot: nimi ja yhteystiedot, ryhmätoimintaan osallistuminen
2.5.6. KIRJAPIIRI I
Henkilötietojen käsittelijät: Toiminnanjohtaja, ryhmän ohjaaja
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: tiedotus, tilastointi
Kerättävät tiedot: nimi ja yhteystiedot, ryhmätoimintaan osallistuminen
2.5.7. KIRJAPIIRI II
Henkilötietojen käsittelijät: Toiminnanjohtaja, ryhmän ohjaaja
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: tiedotus, tilastointi
Kerättävät tiedot: nimi ja yhteystiedot, ryhmätoimintaan osallistuminen
2.6 LASKUTUSTA EDELLYTTÄVÄT TOIMINTAMUODOT
2.6.1. PIANO-OPPILAAT
Henkilötietojen käsittelijät: Toiminnanjohtaja, pianonsoitonopettaja sekä Accounteria Oy
Asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Kerättävät tiedot: nimi, huoltajan nimi ja yhteystiedot, osallistumistiedot
Osallistumistiedot poistetaan vuoden kuluessa kokoontumisista, kun tarvittavat tiedot on tilastoitu.
Laskutusrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: laskutus
Kerättävät tiedot: huoltajan nimi ja yhteystiedot
Laskutustiedot säilytetään osana kirjanpitoa 10 vuotta, yhteystiedot poistetaan asiakasrekisteristä, kun asiakkuus päättyy
2.6.2. TILANVUOKRAAJAT
Henkilötietojen käsittelijät: Toiminnanjohtaja sekä Accounteria Oy
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: yhteydenpito, laskutus
Kerättävät tiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti, tilaisuuden luonne
2.6.3. OSAKEHUONEISTOJEN VUOKRALAISET
Henkilötietojen käsittelijät: Toiminnanjohtaja sekä Accounteria Oy
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: vuokrasopimus, laskutus
Kerättävät tiedot: vuokrasopimukseen kirjattavat tiedot, luottotiedot
2.6.4. MUUT ASIAKKAAT
Satunnaiset maksulliset tapahtumat ja tuotemyynti, joka maksetaan laskulla
Henkilötietojen käsittelijä: Toiminnanjohtaja sekä Accounteria Oy
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: laskutus
Kerättävät tiedot: nimi ja yhteystiedot
2.7 NNKY:N HUONEISTON AVAINTEN HALTIJAT
Henkilötietojen käsittelijät: Toiminnanjohtaja, toimistopäivystäjät
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: ajantasainen lista avainten haltijoista
Kerättävät tiedot: nimi, puhelinnumero
Henkilötietojen säilytys: Sähköinen lista salasanasuojatulla pilvipalvelimella sekä paperilista lyhytaikaisia avainlainoja varten. - TIETOJEN LUOVUTUKSET JA SIIRROT
Henkilötietojen yhteiskäsittely
Yhdistys on tehnyt sopimuksen NNKY-liiton kanssa sopimuksen jäsenrekisterin käyttämisestä.
Yhdistys on tehnyt sopimuksen henkilötietojen käsittelystä tilitoimisto Accounterian kanssa.
Yhdistyksellä on sopimus Jyväskylän kaupungin kanssa kuntouttavasta työtoiminnasta. Sopimukseen kuuluu erillinen liite henkilötietojen käsittelystä.
Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei aktiivisesti siirretä tai luovuteta käsittelijöille EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Yhdistyksen käyttämien toimisto-ohjelmien tallentamat tiedostot sijaitsevat kuitenkin ylikansallisten palveluntarjoajien pilvipalvelimilla. Palveluntarjoajat ovat sopimuksilla sitoutuneet EU:n GDPR-lainsäädännön ehtoihin. - REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. - YHTEYDENOTOT
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti rekisteriasioiden yhteyshenkilölle. Luovutamme henkilötietojen tarkastuspyyntöjen yhteydessä tietoja vain rekisteröidylle itselleen tämän ollessa tunnettu tai todistaessaan henkilöllisyytensä. - TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTOKSET
Mikäli tätä selostetta päivitetään, muutokset merkitään selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, niistä voidaan informoida myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla yhdistyksen nettisivuille ilmoituksen.
Päivitykset:
25.5.2018 Jäsenrekisterin tietosuojaseloste
14.12.2021 Tietosuojaselosteen uudelleenkirjoitus käsittelemään kaikkia yhdistyksen toiminnassa käsiteltäviä henkilötietoja